Podnoszenie jakości usług Urzędu Miejskiego w Tuchowie

Poprawa funkcjonowania tuchowskiego magistratu, to główny cel jaki stawiało sobie kierownictwo urzędu przy reorganizacji i remoncie biur w ratuszu i budynku administracyjnym przy ul. Jana Pawła II, przeprowadzonych w latach 2011 – 2012.

Jeszcze do niedawna, w celu np. otrzymania dowodu osobistego należało odwiedzić biura zlokalizowane na piętrach, w dwóch oddalonych od siebie ok. 50 m budynkach, co było dużym utrudnieniem dla klientów urzędu, a w szczególności dla osób starszych i niepełnosprawnych. Taki stan to już przeszłość. Dziś bowiem, w komfortowych warunkach można załatwić sprawy z zakresu stanu cywilnego, ewidencji ludności, dowodów osobistych i spraw obywatelskich w jednym miejscu. Biura te znajdują się na parterze ratusza (pok. nr 1 i 2). Poprzedza je wygodna, dobrze oświetlona poczekalnia z krzesełkami i stolikami, gdzie można wypełnić stosowne formularze. W pomieszczeniu zajmowanym poprzednio przez USC, wygospodarowano dwa pokoje, w których znajduje się biuro ds. promocji, informatyk oraz radca prawny. W wyniku powyższych zmian przeniesione zostały biura ds. inwestycji i drogownictwa do budynku administracyjnego przy ul. Jana Pawła II 4 (II piętro pok. 23 i 24). Zmienił również siedzibę kierownik referatu Gospodarki Przestrzennej i Mienia Komunalnego, który obecnie urzęduje w pok. nr 5 (dziedziniec ratusza).

Podnoszenie jakości usług w urzędzie to nie tylko zmiany lokalowe, usprawniające załatwianie spraw, ale również podnoszenie kwalifikacji urzędników. Od stycznia ubiegłego roku realizowany jest wspólnie z gminami: Niepołomice, Olkusz, Żabno i powiatem krakowskim projekt szkoleniowo-wdrożeniowy pn. „Kompetentny i efektywny urzędnik wizytówką urzędu działającego zgodnie z zasadami przejrzystości i partycypacji – małopolskie partnerstwo na rzecz rozwoju instytucjonalnego samorządu terytorialnego”, który zakończy się 30 czerwca 2013 r. Projekt współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego: otrzymał dofinansowanie ze strony Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki, Podziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Realizuje go firma PM Doradztwo Gospodarcze Sp. z o.o. w partnerstwie z w/w gminami.
W ramach projektu realizowane są szkolenia, wdrożenia systemowe, tutoring dla pracowników w wieku 45+, warsztaty wymiany doświadczeń oraz konferencje dla pięciu jednostek samorządowych. Zarówno szkolenia, jak i wdrożenia prowadzą trenerzy i eksperci z Małopolskiego Instytutu Samorządu Terytorialnego i Administracji w Krakowie, posiadający wieloletnie doświadczenie w pracy w jednostkach samorządu terytorialnego oraz w świadczeniu różnorodnych usług na rzecz urzędów publicznych.
Urząd Miejski w Tuchowie realizuje następujące wdrożenia:
1. Wdrożenie systemu monitorowania i ewaluacji strategii rozwoju (zakończono).
2. Aktualizacja i modyfikacja rocznego programu współpracy z NGO oraz opracowanie wieloletniego programu współpracy; promocja współpracy z NGO wśród urzędników i mieszkańców (w trakcie ukończenia).
3. Opracowanie i wdrożenie udziału JST w SAS (w trakcie realizacji).
4. Usprawnienie / wdrożenie procedury konsultacji społecznych i wzrost liczby konsultacji w sprawach ważnych dla gminy (zakończone).
5. Stworzenie biura obsługi klientów (mieszkańców) – rozpoczęcie we wrześniu 2012 r.

Ponadto realizowanych jest szereg innych szkoleń podnoszących kompetencje urzędników (m.in.: zarządzanie czasem, sprawozdawczość budżetowa, szkolenia informatyczne, komunikacja w zespole, ochrona danych osobowych, współpraca z organizacjami pozarządowymi na podstawie obowiązujących przepisów, dobrych praktyk i in.).
Jak podkreśla Burmistrz Tuchowa – Projekt jest olbrzymią szansą na poprawienie jakości pracy urzędu – zwłaszcza w relacjach z mieszkańcami korzystającymi z naszych usług. Jestem przekonany, że wdrożenie tego projektu poprawi nie tylko efektywność pracy podległych mi pracowników, ale także usprawni działanie całej instytucji, co pozwoli na ukształtowanie jej pozytywnego wizerunku w środowisku.

Zapraszamy do wypełnienia ankiet, które będą nie tylko oceną pracy tuchowskiego magistratu, ale i wskazówką do dalszego podnoszenia jakości usług świadczonych przez pracowników urzędu.
Ankieta – monitoring (doc) – [pobierz]
Ankieta – badanie satysfakcji petenta (xls) – [pobierz]

Ankietę prosimy wypełnić elektronicznie i wysłać na adres: ankieta@tuchow.pl
Można ją także wydrukować i złożyć na dzienniku podawczym Urzędu Miejskiego w Tuchowie.

Opracował: Jerzy Laska